Používání datových schránek

Při správném nastavení datové schránky je její použití velmi jednoduché. Přijímat, vytvářet a odesílat datové zprávy je instinktivní a rychlé. Stejně jednoduchá je i možnost ověřit si, zda zpráva pochází ze systému datových schránek (ISDS) a kontrola, zda splňuje podmínky dlouhodobé průkaznosti a případně přerazítkováním její platnost prodloužit. 

Pokud jste se rozhodli s datovou schránkou začít pracovat, bude pro Vás důležité ověřit si autenticitu a neporušenost datové schránky. Určitě nezapomeňte na ověřování podmínek dlouhodobé průkaznosti. Všechny atributy jsou důležité pokud hodláte datovou zprávu využívat pro komunikaci se statutárním orgánem nebo jako oficiální dokument.

Práce se schránkami

  • Práce s dodanými (DDZ) a odeslanými (ODZ) datovými zprávami je jednoduchá. Každý dnes zvládne zmáčknout tlačítko přijmout zprávy. Důležité je ale orientovat se i v informacích, které zprávy poskytují (doručenka, elektronická značka, časové razítko).
  • Vytváření datových zpráv je intuitivní, ale uživatelé se neorientují v možnostech zasílání bezplatných či poštovních datových zpráv. Práce s adresářem v datové schránce by měla uživateli zjednodušit jeho práci. Ne vždy tomu tak je. Setkali jsem se již s mnoho případy, kde uživatelé nezvládají práci s adresářem a právě kvůli špatnému nastavení a nepochopení pracovní logiky s adresářem.

Přílohy

  • Datová zpráva nemůže existovat bez příloh. Není možné takovou zprávu odeslat, ani přijmout. V zásadě příloha je nejdůležitější částí datové schránky. Časté dotazy jsou jak a jaké přílohy vkládat či jestli se mají přílohy elektronicky podepisovat. Ukážeme Vám v jakém formátu se musí přílohy ukládat, posílat a které je potřeba podepsat. Například pokud pošlete email, který bude elektronicky podepsán, ale jeho příloha už podepsána nebude, nebude mít vlastnosti autorizovaného dokumentu.
  • U dodaných i odeslaných zpráv zdůrazňujeme výhodu jejich archivace vcelku (i s tzv. obálkou), tedy ve formátu ZFO. Obálku můžeme přirovnat k poštovní obálce, která navíc obsahuje časové a jiné údaje. Nejen, že se kdykoliv dostanete k důležitým údajům doprovázejících datovou zprávu, ale umožní Vám to i ověřování autenticity a neporušenosti datové zprávy a prodloužení její platnosti. Datové schránky se dají archivovat pouze jednotlivě, pokud se nerozhodnete pro využití placeného software.

Autorizovaná konverze

  • Advokáti by neměli zapomínat, že pro autorizovanou konverzi advokáta je archivovaná úplná datová zpráva ve formátu ZFO ideálníArchivace datové zprávy ve formátu ZFO není složitá, jedná se o správné nastavení adresáře a systému tak aby se tato činnost stala pohodlnou službou a ne dalším problémem. Pro práci s datovými zprávami existuje hodně placených i bezplatných programů. Uživatelům datové schránky doporučíme, popřípadě nainstalujeme program nejvhodnější pro jejich potřeby.

Školení na práci s datovými schránkami

balíček obsahuje:

  • Nastavení ukládání datových zpráv
  • Rozšířené přihlašování certifikátem nebo SMS
  • Nastavení notifikací datových zpráv
  • Rozšíření podle počtu uživatelů
  • Přijaté datové zprávy
  • Odeslané datové zprávy
  • Datová zpráva jako rekomando

2190,- Kč