Uživatelé datových schránek se někdy obávají do nastavení datové schránky zasahovat. Je to chyba, neboť správné nastavení datové schránky Vám umožňuje využití všech jejích funkcionalit jako je počet zpráv na stránce, zjištění stavu systému, změna hesla a jeho platnosti, rozšířené přihlašování, upozorňování na přijaté zprávy (notifikace), rozšíření seznamu uživatelů a nastavení nadstavbových funkcí jako je poštovní datová zpráva a datový trezor.

Naučíme Vás jak si Vaši datovou schránku správně nastavit a jednoduše s ní budete moci pracovat, jako by to byl Váš email.

Popis služeb:

Informace

Z informací o schránce je nejzajímavější informace o zatížení systému, která nám odhalí problémy při práci se schránkou, zejména pak problémy při odesílání zpráv.

Heslo a přihlášení do schránky

  • Změna hesla a jeho neomezená platnost usnadní přístup k datové schránce. Pak ale doporučujeme využít rozšířeného přihlašování. Umožníme Vám přihlásit se do schránky jak z Vašeho telefonu tak z jakéhokoliv operačního systému. Rozšířené přihlašování umožní uživateli přistupovat ke schránce za pomoci uživatelského certifikátu, SMS či bezpečnostního kódu a tím zvýšit ochranu datové schránky.

Upozornění na novou zprávu

Notifikační centrum upozorní uživatele datové schránky na příchod zpráv různými způsoby. Dobré je též upozornění na nedoručení zprávy příjemci. V seznamu uživatelů je možné schránku zpřístupnit jiným osobám s různými stupni pověření.

Poštovní datová zpráva

  • Poštovní datová zpráva je vlastně placené digitální „rekomando“.Přináší nezanedbatelné úspory finanční i časové oproti posílání doporučených zásilek poštou.
  • Platit můžete na základě uzavřené smlouvy s Českou poštou nebo pomocí kreditu.
  • Datový trezor zajistí ukládání zpráv i po uplynutí zákonné doby 90 dní. Tato služba je dle nás určená uživatelům s větším počtem zpráv. Ostatním uživatelům nabízíme jiná bezplatná či placená řešení. Zde najdete datový trezor od České Pošty.
  • Cena se pohybuje okolo 3000,- Kč měsíčně, pokud nepříjmáte každý den spousty datových zpráv, dá se problém vyřešit zálohováním jednotlivé zprávy.

Kredit

  • Kredit v rámci datové schránky umožňuje jednoduchou platbu placených služeb jako je poštovní datová zpráva a datový trezor.

Archivace datových zpráv

Datové zprávy se uschovávají v datové schránce 90 dní. Tato doba se počítá od okamžiku přihlášení do datové schránky. Pokud se uživatel ke schránce nepřihlásí, odpočet nezačne a zpráva ve schránce zůstává i po oněch 90 dnech. Pro další využití datových zpráv (např. úschova, ověření, přerazítkování, autorizovaná konverze advokátů apod.) je důležité zprávy archivovat mimo datovou schránku. To lze provést různými způsoby, které najdete vysvětleny v níže uvedené tabulce.

Tipy

1. Určitě se Vám již stalo, že jste ztratili e-mail nebo soubour, který jste s jistotou ukládali. My vám nastavíme adresáře a archivaci s takovou strukturou, že se Vám již nic neztratí a vše bude na svém místě.

2. Archivace datových zpráv je velmi důležitá pro provádění autorizované konverze advokátů.

Základní informace

  • Při archvici, datových zpráv je důležité jedno základní pravidlo. Pokud chcete aby zpráva obsahovala všechny cenné údaje, musíte vždy ukládat celou datovou zprávu (nejlépe ve formátu ZFO) a nejen jejich přílohy.
  • Pokud vyjmete z datové zprávy pouze přílohu, sami se tak o tyto informace připravíte. To ovšem neznamená, že se příloha nedá pohodlně oddělit od datové zprávy. Jde jen o uvědomení si jak správně s datovou zprávou zacházet.
  • Datové zprávy uchovávají vlastní přílohy a ty pak propojují s konkrétním odesílatelem, konkrétním způsobem dodání (systém ISDS) a konkrétním časem (časovým razítkem). Archivace celých zpráv umožňuje ověřit integritu zprávy (zda byla přenesena systémem ISDS) a přerazítkováním prodloužit platnost časového razítka zprávy (podmínka dlouhodobé průkaznosti).

Archivace

  • Pokud jste spokojení s omezenou životností datových zpráv ve Vaší schránce tak pro vás archivování zpráv nebude potřeba.Pokud Vám ovšem omezená doba na 90 dní nevyhovuje, tento problém vyřešíme. Je zde několik možností archivace datových zpráv. Nejzákladnější je řešení je naučit se ukládat si datové zprávy na svůj počítač. Pokud se jedná o větší množství, je zde možnost archivace u České Pošty.
  • Archivace prostřednictvím „datového trezoru“ pouze prodlužuje dobu ponechání určitého počtu datových zpráv v datové schránce. Máte-li zájem uchovávat si datové zprávy přímo ve Vašem počítači na dobu neurčitou, nabízíme Vám několik možností ať už placených, nebo neplacených. Ze zkušenosti nabízíme bezplatné řešení pro kanceláře a firmy s menším denním obratem datových zpráv. Pro střední a větší kanceláře a podniky můžeme objektivně doporučit placený software dle Vašich potřeb a požadavků. Placený software Vám samozřejmě umožní dělat i další úkony s datovými zprávami, než jen archivaci.

Integrace (Outlook, Windows Live Mail etc.)

  • Nainstalujeme také programy, které integrují datovou schránku do emailových klientů (např. Outlook, Windows Live Mail apod.). S touto integrací budete mít absolutní kontrolu nad všemi doručenými zprávami ve Vaší datové schránce. Zároveň Vám vždy přijde upozornění do emailu o nové datové zprávě.

Používání datových schránek

Při správném nastavení datové schránky je její použití velmi jednoduché. Přijímat, vytvářet a odesílat datové zprávy je instinktivní a rychlé. Stejně jednoduchá je i možnost ověřit si, zda zpráva pochází ze systému datových schránek (ISDS) a kontrola, zda splňuje podmínky dlouhodobé průkaznosti a případně přerazítkováním její platnost prodloužit.

Pokud jste se rozhodli s datovou schránkou začít pracovat, bude pro Vás důležité ověřit si autenticitu a neporušenost datové schránky. Určitě nezapomeňte na ověřování podmínek dlouhodobé průkaznosti. Všechny atributy jsou důležité pokud hodláte datovou zprávu využívat pro komunikaci se statutárním orgánem nebo jako oficiální dokument.

Práce se schránkami

  • Práce s dodanými (DDZ) a odeslanými (ODZ) datovými zprávami je jednoduchá. Každý dnes zvládne zmáčknout tlačítko přijmout zprávy. Důležité je ale orientovat se i v informacích, které zprávy poskytují (doručenka, elektronická značka, časové razítko).
  • Vytváření datových zpráv je intuitivní, ale uživatelé se neorientují v možnostech zasílání bezplatných či poštovních datových zpráv. Práce s adresářem v datové schránce by měla uživateli zjednodušit jeho práci. Ne vždy tomu tak je. Setkali jsem se již s mnoho případy, kde uživatelé nezvládají práci s adresářem a právě kvůli špatnému nastavení a nepochopení pracovní logiky s adresářem.

Přílohy

  • Datová zpráva nemůže existovat bez příloh. Není možné takovou zprávu odeslat, ani přijmout. V zásadě příloha je nejdůležitější částí datové schránky. Časté dotazy jsou jak a jaké přílohy vkládat či jestli se mají přílohy elektronicky podepisovat. Ukážeme Vám v jakém formátu se musí přílohy ukládat, posílat a které je potřeba podepsat. Například pokud pošlete email, který bude elektronicky podepsán, ale jeho příloha už podepsána nebude, nebude mít vlastnosti autorizovaného dokumentu.
  • U dodaných i odeslaných zpráv zdůrazňujeme výhodu jejich archivace vcelku (i s tzv. obálkou), tedy ve formátu ZFO. Obálku můžeme přirovnat k poštovní obálce, která navíc obsahuje časové a jiné údaje. Nejen, že se kdykoliv dostanete k důležitým údajům doprovázejících datovou zprávu, ale umožní Vám to i ověřování autenticity a neporušenosti datové zprávy a prodloužení její platnosti. Datové schránky se dají archivovat pouze jednotlivě, pokud se nerozhodnete pro využití placeného software.

Autorizovaná konverze

  • Advokáti by neměli zapomínat, že pro autorizovanou konverzi advokáta je archivovaná úplná datová zpráva ve formátu ZFO ideální. Archivace datové zprávy ve formátu ZFO není složitá, jedná se o správné nastavení adresáře a systému tak aby se tato činnost stala pohodlnou službou a ne dalším problémem. Pro práci s datovými zprávami existuje hodně placených i bezplatných programů. Uživatelům datové schránky doporučíme, popřípadě nainstalujeme program nejvhodnější pro jejich potřeby.

Školení na práci s datovými schránkami

balíček obsahuje:
  • Nastavení ukládání datových zpráv
  • Rozšířené přihlašování certifikátem nebo SMS
  • Nastavení notifikací datových zpráv
  • Rozšíření podle počtu uživatelů
  • Přijaté datové zprávy
  • Odeslané datové zprávy
  • Datová zpráva jako rekomando

2490,- Kč